Breda is een van de eerste gemeenten in Nederland die al haar bouwdossiers heeft gedigitaliseerd, en wel anderhalve kilometer daarvan. Erfgoed Magazine gaat in gesprek met Ynze Alkema, hoofd van het Stadsarchief van Breda.
Deze tekst verscheen eerder als artikel in Erfgoed Magazine nr. 7, 2023. Vanwege eventuele, geldende rechten zijn de illustraties verwijderd.
“Wij beheren de archieven van Breda vanaf de dertiende eeuw. Bezoekers kunnen er van alles vinden, bijvoorbeeld over stambomen en monumenten”, aldus Alkema. “Zoals wij nu de historie willen laten herleven voor onze huidige inwoners, is het ook de bedoeling dat de generaties na ons kunnen terugvinden wat wij allemaal ‘uitspookten’. En dan niet meer op papier, zoals we tot nu toe gewend waren, maar digitaal”. Tussen ongeveer 2003 en 2013 had Breda de burgerlijke stand al gedigitaliseerd, evenals de fotocollectie van de stad. Van die archieven bestaat er nog altijd een papieren origineel. De dienstverlening voor de bouwvergunningen verliep niet optimaal. Daarom besloot de gemeente in 2016 tot het ontsluiten van alle bouwvergunningen middels digitalisering via een digitaal portaal. Wethouder Boaz Adank opende het digitale bouwvergunningenportaal van de stad Breda officieel op 13 juni 2023. Breda kreeg hierdoor de beschikking over 850.000 dossiers met bouwvergunningen die via een online portaal toegankelijk zijn. Door de koppeling van de gemeentelijke website met die van het Stadsarchief Breda zijn nu zo’n half miljoen bouwtekeningen online in te zien.
Nationale wetgeving
Vanaf 1902 werd de eerste van vier Nederlandse Wetten op de Volkshuisvesting van kracht. Het doel van deze regelgeving was om ongezonde woningen te verbieden en de bouw van kwalitatief goede woningen te bevorderen. Uit de parlementaire arbeidsenquête in 1887 bleek dat veel arbeiders uiterst slecht waren gehuisvest, bijvoorbeeld in kelderwoningen. De overheid verruilde haar ‘laissez-faire’-houding steeds meer voor een regulerende rol als toezichthouder. Vandaar dat de registratie van bouwvergunningen in 1900 dwingend werd opgelegd aan gemeenten. Tot de Tweede Wereldoorlog omvatte de bouwaanvraag voor een privéwoning niet meer dan zo’n drie A4-tjes. Hierin werden slechts de maten, de façade en het kavelnummer vermeld.
Annexaties omliggende dorpen
Sinds de ontmanteling van de vestingwerken in 1870 wilde Breda uitbreiden, maar pas in 1927 vond de eerste annexatie plaats van een gedeelte van Teteringen en Princenhage, evenals het Boeimeer en de Belcrumpolder. Het dorp Ginneken en de rest van Princenhage werden in 1942 toegevoegd en in 1997 werden de gemeenten Nieuw-Ginneken (de dorpen Bavel en Ulvenhout), Teteringen en Prinsenbeek bij Breda gevoegd. Al deze gemeenten voerden elk afzonderlijk hun bouwadministraties, die onderling nogal van elkaar verschilden. Alkema: “Bij het digitaliseren bleek ook dat dossiers nogal wat fouten bevatten. Sommige waren nooit goed toegankelijk gemaakt en dus onvindbaar. Andere waren zelfs helemaal niet opgeslagen. Vergunningen voor huizen in een nieuwbouwwijk in Bavel bleken in het dossier van Ulvenhout te zitten, omdat daar hetzelfde type huizen was gebouwd. Daarom hebben we nu digitaal meer dossiers dan vroeger op papier.”
2,3 miljoen scans
Sinds de eerste aanvragen van een bouwvergunning in 1900 groeide het papieren archief uit tot anderhalve kilometer schapruimte. Het kostte twee archiefmedewerkers een jaar tijd om alle dossiers te ordenen. Voor de digitalisering van alle dossiers waren zo’n 2,3 miljoen scans nodig. De automatisering werd via een aanbestedingsprocedure gegund aan het bedrijf Multiscan in Urk, die dit project na twaalf maanden werk in 2018 afrondde. De ermee gemoeide kosten bedroegen 220.000 euro. De totale investeringskosten voor het e-depot bedroegen 60.000 euro, de jaarlijkse onderhoudskosten 20.000 euro. In de financiering werd rekening gehouden met de aanschaf van de extra terabytes aan computerruimte. Tegenover deze kosten staan ook besparingen van fysieke opslag en personeel. Waren vroeger vier voltijds personeelsleden op de Afdeling Bouwvergunningen werkzaam, nu is daar nog slechts één halftijds ambtenaar te vinden. Ook de opgeschoonde archiefruimte kwam vrij voor andere onderdelen van het Stadsarchief.
Digitalisering
De eerste stap in het automatiseringsproces bestond uit het bepalen van de metadata, zoals onder meer de datum van de vergunningverlening, de keuze voor de stukken uit het dossier, straat en huisnummer. “Dossiers scannen is veel werk, maar het metadateren en passend krijgen in het van tevoren opgestelde stramien is waar de eigenlijke complexiteit zit”, aldus Alkema. Toch is al dat werk de moeite waard. Alle informatie diende te worden verwerkt in een programma dat tijdsbestendig is, het zo geheten ‘E-depot’, dat onafhankelijk van het platform functioneert. Op termijn dient dit digitaal portaal te worden uitgebreid met de nog te digitaliseren twaalf kilometer archiefruimte van de gemeente. Daarvan zal slechts een gedeelte worden gedigitaliseerd. Het E-depot is vooral bedoeld om de huidige gemeentelijke digitale dossiers op te nemen, te archiveren en voor iedereen toegankelijk te maken.
Na enige kinderziektes draait het E-depotsysteem goed en heeft gemeente Breda het beheer ervan ondergebracht bij het bedrijf DiVault. Die organisatie beheert voor verschillende overheden dergelijke enorme bestanden. Voorheen vergde de aanvraag van een bouwdossier enkele werkdagen wachttijd. Zo dienden de aanvragers zelf het Stadsarchief te bezoeken om het papieren dossier op te vragen. Daaruit selecteerden zij dan de stukken, waarvan een scan werd gemaakt. Tussen 1 november 2019 en 31 mei 2023 werden er maar liefst 14.470 dossiers opgevraagd. Alkema: “We hebben onze dienstverlening zoveel beter en simpeler gemaakt. Sinds het E-depot toegankelijk werd, zijn er vanaf juni tot en met oktober 2023 al meer dan 4.000 dossiers digitaal opgevraagd.”
“Veel dossiers moeten op basis van de Wet Open Overheid openbaar worden gemaakt. Dankzij het E-depot kan dat al na tien jaar”, meent Alkema. Daardoor zal ook de verhouding tussen gemeente en Stadsarchief veranderen. “Waar dossiers vroeger in tienjarenblokken onze kant op kwamen, vraagt de gemeente ons nu vaker vooraf om advies. Medewerkers realiseren zich meer dan ooit dat zij beter vooraf kunnen bedenken welke informatie zij op welke manier zouden moeten opslaan. Voorheen zat er veel ‘rotzooi’ in aangeleverde dossiers, nu is er een actief datakwaliteitsbeleid ontstaan. Kortom een ‘win-win’ situatie voor iedereen.”
De tekst van dit artikel is gepubliceerd onder een CC BY-SA 4.0-licentie. Voor de illustraties geldt de licentie die in het bijschrift is vermeld.